Hvordan sikres god sagsbehandling?
Tønder Kommune har oplevet en række sager på det tekniske område, hvor der blandt offentlighed og politikere er blevet sat spørgsmålstegn ved, om sagsbehandlingen sker korrekt.
”Vi har haft nogle sager, som ikke er gået glat igennem systemet. Det har skabt usikkerhed omkring forvaltningens håndtering af sagerne. Derfor havde vi brug for at få afdækket, hvordan det stod til,” forklarer kommunaldirektør i Tønder Kommune Klaus Liestmann.
Komponent (tidl. KLK, red.) har derfor haft til opgave at vurdere, hvad der er op og ned i de konkrete sager, om der er et generelt problem, og hvordan god sagsbehandling kan sikres fremadrettet. Fokus har fra start til slut været positivt og udviklingsorienteret.
Sagsgennemgang
Komponent har designet en undersøgelse med seks parametre omkring eksempelvis faglighed, samarbejde og borgerorientering. Afdækningen er sket gennem faglige vurdering af et større antal sager samt interview med alle medarbejdere og ledere.
Hvordan sikres god sagsbehandling?
Tønder Kommune har oplevet en række sager på det tekniske område, hvor der blandt offentlighed og politikere er blevet sat spørgsmålstegn ved, om sagsbehandlingen sker korrekt.
”Vi har haft nogle sager, som ikke er gået glat igennem systemet. Det har skabt usikkerhed omkring forvaltningens håndtering af sagerne. Derfor havde vi brug for at få afdækket, hvordan det stod til,” forklarer kommunaldirektør i Tønder Kommune Klaus Liestmann.
Komponent (tidl. KLK, red.) har derfor haft til opgave at vurdere, hvad der er op og ned i de konkrete sager, om der er et generelt problem, og hvordan god sagsbehandling kan sikres fremadrettet. Fokus har fra start til slut været positivt og udviklingsorienteret.
Sagsgennemgang
Komponent har designet en undersøgelse med seks parametre omkring eksempelvis faglighed, samarbejde og borgerorientering. Afdækningen er sket gennem faglige vurdering af et større antal sager samt interview med alle medarbejdere og ledere.
”VORES OPLEVELSE HAR VÆRET, OG DET VISER ANALYSEN SÅDAN SET OGSÅ, AT USTRUKTUREREDE UIGENNEMSKUELIGE PROCESSER HAR VÆRET MED TIL AT SKABE MISFORSTÅELSER. SÅ VI HAR LÆRT NOGET OM INFORMATION TIL DET POLITISKE SYSTEM. SÅ VI SKAL I GANG MED AT STYRKE SAGSBEHANDLINGEN PÅ BAGGRUND AF ANBEFALINGERNE."Klaus Liestmann, kommunaldirektør i Tønder Kommune
Konklusionen er, at der har været fejl i enkelte sager, men at området generelt er velfungerende i forhold til bl.a. kompetencer og sagsbehandling.
”Analysen indeholdt dels en sagsgennemgang og beskrivelse af kvaliteten i sagerne, og dels nogle anbefalinger til, hvordan vi kan arbejde videre. Vi kan konstatere, at kvaliteten af sagsbehandlingen grundlæggende er god, men der er selvfølgelig også nogle forbedringspotentialer”, siger Klaus Liestmann.
Fokus på kommunikation
Nu er kommunen gået i gang med at sætte handlinger bag anbefalingerne, og der venter ifølge Klaus Liestmann bl.a. kommunen en opgave i forhold til at fokusere på kommunikationen mellem politikere, medarbejdere og ledere i forvaltning.
”Vores oplevelse har været, og det viser analysen sådan set også, at ustrukturerede uigennemskuelige processer har været med til at skabe misforståelser. Så vi har lært noget om information til det politiske system. Så vi skal i gang med at styrke sagsbehandlingen på baggrund af anbefalingerne”, siger Klaus Liestmann.
Værktøj styrker dialogen
Udover KLK’s egne konsulenter har Komponent inddraget faglige eksperter fra andre kommuner. Det har ifølge chefkonsulent i Komponent Søren Sønderby styrket projektet og skabt en legitimitet, der bliver en vigtig platform for dialogen mellem politikere og administration.
”Vi har været inde og arbejde med, hvornår noget er godt nok. Vi har hele vejen igennem holdt fast i den faglige vurdering, hvilket har givet os mulighed for at komme med nogle reelle bud på, hvad der fungerer, og hvor de kan forbedre sig. Vi har fået udviklet et værktøj til at hjælpe kommuner med den her slags diskussioner,” siger han.
Han påpeger samtidig, at de udfordringer, som Tønder Kommune stod overfor, er kendt i mange kommune.
”Når kommunerne skal udøve myndighedsarbejde kommer administrationen til at stå i et spændingsfelt med lovgivning og brede hensyn på den ene side og borgere eller virksomheder samt politikernes ønske om smidighed og udvikling på den anden. Det kan skabe mistillid på et område, hvor det reelt er svært at vurdere, hvad der er op og ned. Det er det skisma, vi har forsøgt at arbejde ind i med den valgte metode”.
KOMPONENT HAR UNDERSØGT SAGER PÅ FØLGENDE OMRÅDER
- Vej og Park - herunder større sager efter vejloven, udbud, etc.
- Plan og Byggeri - herunder planadministration og byggesagsbehandling
- Ejendomme - herunder fx udbuds- og anlægsprojekter
- Landbrug – herunder miljøgodkendelse af landbrug
- Industri og Vandmiljø – herunder miljøgodkendelse og sager vedr. drikke- og grundvand
- Natur og Vandløb – herunder sager efter naturbeskyttelses- og vandløbslovgivningen
Komponents analyse har fokuseret på styring og ledelse, samarbejde, procedure og praksis, sagsbehandling, kompetencer og ressourcer samt lovmedholdelighed.