Fald i sygefravær frigav 9 mio. kr. til mere velfærd

På et år har Halsnæs Kommune flyttet sig fra den øverste tredjedel til den nederste tredjedel på listen over kommuner med højest sygefravær. Et Komponent-projekt med fokus på lokale indsatser med udgangspunkt i data har bidraget væsentligt til faldet, og HR er genbekræftet i, at lokale indsatser virker bedre end centrale tiltag.

Udgivet den 05-03-2025

I Halsnæs Kommune har sygefraværet altid været højt. Masser af indsatser er blevet sat i værk for at bringe det ned, og selvom nogle har virket bedre end andre, har de altid ligget blandt den tredjedel af kommuner, som har det største sygefravær.

Forklaringerne har været mange, men som mange andre kommuner har man aldrig haft præcis indsigt i de egentlige årsager til det høje sygefravær.

- Vi har nok famlet lidt og været usikre på årsagerne. Er det ledelsen? Er det arbejdspresset? Er det vores medarbejdersammensætning? Er man mere syg øst for Storebælt? Vi har haft rigtig mange formodninger, men vi har aldrig rigtig, hverken be- eller afkræftet dem, fortæller Kim Nissen, som har været personalechef i Halsnæs Kommune siden kommunesammenlægningen i 2007.

Fokuseret indsats i stedet for bred pensel

Man har tidligere haft succes med lokale sygefraværsindsatser i de enkelte afdelinger eller virksomheder, men af ressourcemæssige årsager har man været nødt til at fokusere på brede indsatser - også selvom det betød, at sygefraværet steg igen.

Så da Komponents Heidi Bødker Gantzel og Marie Engstrøm Graversen anbefalede at bruge data til at udvælge og gå i dybden med udvalgte virksomheder i stedet for at male med bred pensel, klingede det ikke hult for Kim Nissen og resten af HR-afdelingen.

Sammen undersøgte de, hvor der var størst potentiale i at nedbringe sygefraværet. Og selvom det umiddelbart er nærliggende at vælge virksomheder med højest sygefravær, kan det betale sig at betragte flere faktorer:

- Vi har virksomheder, som procentvis har et højt sygefravær, men som samtidig har få medarbejdere. Hvis vi nedbringer antallet af sygefraværsdage dér, vil det have en meget lille påvirkning på det samlede sygefravær. Hvis vi arbejder med en virksomhed, som måske har en lidt lavere sygefraværsprocent, men hvor der derimod er mange ansatte, vil gevinsten alt andet lige være større, forklarer Kim Nissen.

Udover volumen var det vigtigt, at der var tale om virksomheder på velfærdsområderne, så investeringen i et lavere sygefravær kommer til at styrke velfærden.

Relevante lokale indsatser har rykket

Seks virksomheder blev udvalgt til at deltage i projektet, som startede med et dyk ned i den lokale sygefraværsdata for at undersøge tendenser og mønstre i forhold til f.eks. årsagstyper, faggrupper, aldersgrupper og tidspunkter på året.

Virksomhederne blev interviewet for at afdække de lokale forestillinger og forklaringer (og måske også fordomme) på sygefraværet, og disse blev efterprøvet i data. En øvelse, som ifølge Kim Nissen i sig selv var en øjenåbner, fordi de også blev opmærksomme på de forklaringer, som har stået i vejen for at arbejde målrettet med at sænke sygefraværet.

På baggrund af data udpegede hver virksomhed en række indsatser, som de kunne arbejde med over en periode. Og fordi indsatserne var designet på baggrund af den helt lokale data om sygefravær, var de også meget forskellige.

- Virksomhederne har arbejdet med alt fra arbejdstilrettelæggelse og ændrede mødetider over aflastning og til stressindsatser. Hver enkelt virksomhed har gjort noget, som har været relevant og konkret for dem, og ikke noget, som er blevet besluttet af HR og direktionen, fortæller Kim Nissen.

Det har været helt afgørende for projektet, at de medvirkende virksomheder har haft ejerskab til både processen og indsatserne. Komponent har leveret struktureret data og hjulpet virksomhederne til at forstå både data og egne fortællinger og forestillinger, men det er dem selv, som har valgt de lokale indsatser og præsenteret dem for kollegaerne, det er dem selv, der har implementeret dem og fulgt op på dem, og det er dem selv, der efter et halvt år har præsenteret resultaterne for de øvrige virksomheder og for resten af organisationen.

I fem ud af seks virksomheder har indsatserne virket, og sygefraværet er faldet.

For 9 mio. lønkroner mere velfærd

- Over et helt år har vi reduceret antallet af sygefraværsdage med 2,0 i gennemsnit. Det svarer til, at vi har sænket hele kommunens sygefravær med 4.200 fraværsdage. Det betyder faktisk, at vi har fået for omkring 9 millioner lønkroner mere velfærd, fortæller Kim Nissen.

Halsnæs Kommune er gået fra at ligge blandt den tredjedel af kommunerne med højest sygefravær til at ligge blandt den tredjedel af kommunerne med lavest sygefravær. Selvom det flotte resultat skyldes flere samtidige indsatser som f.eks. mindfulness, stressudredning, rådgivning og skærpede retningslinjer for fraværssamtaler, har den fokuserede dataindsats haft stor indflydelse på det samlede tal:

- De seks virksomheders indsatser alene har stået for omkring 30% af faldet i sygefraværet, så Komponent-projektet har bidraget positivt til det flotte resultat, fortæller han.

Tilpassede lokale indsatser virker bedst

Halsnæs Kommune har derfor besluttet at gentage projektet i 2025 med seks nye virksomheder, samtidig med at de følger og understøtter udviklingen i de virksomheder, som deltog i 2024. Derudover har Halsnæs Kommune nu investeret i et system, som fastholder fokus på data i sygefraværsindsatsen med bl.a. bedre månedlig rapportering på det lokale sygefravær.

For Kim Nissen har sygefraværsprojektet sammen med Komponent bekræftet ham i, at tilpassede indsatser har større effekt.

- Vi er blevet genbekræftet i, at vi skal være forsigtige med at vælge for brede indsatser. Selvom det nogle gange giver mening at arbejde ens i hele organisationen, men tilpassede indsatser på mindre organisatoriske enheder fungerer bedre end når vi maler med bred pensel, siger Kim Nissen og afslutter:

- Nogle gange kommer man til at lave HR for HR’s skyld. Men med det her projekt har vi hjulpet virksomhederne til selv at skabe initiativerne, og vores job som central HR-afdeling bliver i højere grad at holde en hånd under løsningerne.

Komponent kan hjælpe jer med at skabe et data- og vidensgrundlag, som gør det muligt for jer at planlægge indsatser, der rent faktisk nedbringer sygefraværet, sikrer flere dage tilbage til borgerne og gør det nemmere at planlægge arbejdet. Processen designer vi sammen, så den tager udgangspunkt i jeres lokale udfordringer og organisering. Vi har gode erfaringer med, at følgende elementer indgår i en analyseproces:

Kick off med interessenter med fokus på udfordringer, målsætninger, analyseproces, formidling af resultater og identifikation af indsatser.

Dataworkshop med kommunens udviklingskonsulenter og dataansvarlige, hvor tilgængelig data frembringes og gøres klar til bearbejdning.

Interview med ledere og nøglepersoner for at identificere forestillinger, myter og fakta om sygefravær på den enkelte arbejdsplads og/eller forvaltning.

Analyse og samkøring af kvantitativ og kvalitativ data, så vi spotter tendenser og sammenhænge og underbygger korrekte forestillinger med valid data.

Præsentation af analysens resultater for alle involverede aktører med særlig fokus på, hvor indsatser vil have størst effekt.

Workshop om indsatser, hvor involverede aktører diskuterer data og udvælger indsatser med direkte afsæt i analysens resultater. Indsatser afprøves efterfølgende i organisationen.

Evaluering, som undersøger hvilke tiltag, der har nedbragt sygefraværet som ønsket. Nye indsatser kan identificeres på baggrund af evalueringen.

Komponent faciliterer analyseprocessen og hjælper organisationen til at frembringe og bearbejde kvantitativ og kvalitativ data, og kommunens medarbejdere og ledere indgår aktivt i arbejdet med at identificere og analysere data. Vi understøtter også den efterfølgende dialog om virksomme indsatser.

Komponent kan hjælpe med at skabe overblik over jeres sygefraværsdata og skabe målrettede og målbare indsatser, der bringer sygefraværet ned og frigiver flere timer til mere velfærd.

Kontakt os for at høre, hvordan vi kan hjælpe jer.

Skriv til Heidi og Marie