Organisationsbrydninger, lange sagsbehandlingstider, besparelser på det kommunale budget, implementering af nye systemer eller akut behov for en leder efter pludselig lederfratrædelse. Udfordringerne kan være mange, når en kommune vælger at ansætte en ekstern interimleder i enten en leder-, chef eller direktørstilling.
Maibritt Kuszon, Christina Kaae og Anne Steffensen har alle mange års cheferfaring fra tidligere stillinger og er nu tilknyttet Komponent som chefkonsulenter. Hver især har de tre kvinder været ude som hhv. interimleder for Dragør Kommune, interimchef for Slagelse Kommune og interimdirektør for Frederiksborgs Brand & Redning, og de har gode samarbejdserfaringer med deres respektive kommuner og ved, hvilke parametre kommunerne skal være opmærksom på for at få det bedste resultat ud af interimledelse.
Afstem jeres forventninger
Før en kommunal afdeling træffer beslutning om at hyre en interimleder ind, er der ifølge Maibritt Kuszon nogle nyttige overvejelser, de kan gøre sig:
- De bør stille sig disse spørgsmål: Hvad er det, vi har brug for? Hvorfor har vi brug for det? Og hvordan har vi brug for det? Når disse spørgsmål er besvaret, er det nemmere at definere de roller og ansvarsområder, som interimlederen skal varetage. En anden ting, som afdelingen skal have med i sin planlægning, før de hyrer en interimleder ind, er at få lavet en fast mødestruktur mellem nærmeste leder og interimlederen, så man løbende kan afstemme sine forventninger til diverse opgaver.
Anne Steffensen har også nogle gode råd til kommunerne i forbindelse med interimledelse. For hende handler det blandt andet om forventningsafstemning, at indtænke tidsperspektiver og at have konkrete opgaver klar til interimlederen, inden vedkommende kommer ind i organisationen.
- Brug ekstra tid på at lave en ordentlig forventningsafstemning både for jer selv og sammen med interimlederen. Og vær meget tydelige om, hvad I har behov for, hvilke konkrete udfordringer organisationen står med, og hvad I forventer, interimlederen skal tage sig af, opfordrer Anne Steffensen.
Hav konkrete opgaver klar
Christina Kaae er enig med sine kolleger i vigtigheden af, at de opgaver, som interimlederen skal varetage, skal være klart defineret fra starten.
- Hvis en kommune skal have det maksimale udbytte af at hyre en interimchef ind, skal der være nogle klart definerede opgaver klar, og afdelingen skal have overvejet, hvilke konkrete resultater man gerne vil have skabt. At sætte nogle klare forventninger er en vigtig forudsætning for at samarbejdet lykkes, fortæller Christina Kaae, som påpeger, at der bør være enighed og fuld opbakning fra lederteamet til at hyre en interimchef ind.
- Det kræver et vist kompetenceniveau i organisationen at føre de beslutninger ud i livet, som er blevet truffet af interimchefen. Derfor er beslutningsdygtighed, enighed i lederteamet og fuld opbakning fra hele organisationen vigtig, uddyber Christina Kaae.
Anne Steffensen nævner på linje med Christina Kaae, at den kommunale afdeling bør have nogle helt konkrete opgaver, som skal løses. Hun påpeger, at hvis den kommunale afdeling skal have mest ud af sin interimleder i den korte periode, interimledelsen varer, skal de ydermere have gjort sig tanker om, hvad de reelt vil have ud af denne leder.
- Gør jer nogle tanker om, hvad det juridiske set-up omkring interimlederen er. Skal vedkommende fx kunne lave juridiske bindende aftaler? Skal vedkommende udstyres med et Dankort? Og hvilke konkrete opgaver følger der med stillingen?, forklarer Anne Steffensen.
Indtænk tidsperspektivet
Når en kommunal afdeling står med et akut behov for ledelse, kan der opstå en vis form for tidsoptimisme om, hvor længe der er behov for den midlertidige ledelse. Men Anne Steffensen påpeger, at organisationen skal være forberedt på, at behovet for en interimleder højst sandsynligt vil vare i længere tid end forventet.
- Man bør overveje hvor længe, man mener interimstillingen skal vare. Man skal fx medregne de måneder, som går med ansættelsesudvalg, stillingsopslag og den efterfølgende politiske godkendelse. Der kan nemt gå op til fire, fem måneder, før en ny leder er blevet ansat. Sæt derfor en rimelig deadline for interimledelsen, for det kan have betydning for, hvad og hvor meget interimlederen rent politisk skal tage sig af, siger Anne Steffensen.
Onboarding af den nye leder
De fleste interimledere er med til selve rekrutteringen og ansættelsen af den kommende leder, og i den forbindelse kan de levere en uvurderlig viden, indsigt og erfaring.
- Når man er i rekrutteringsfasen, har interimlederen den fordel, at vedkommende ved, hvad den kommende leder skal have af kompetencer og erfaring for at kunne overtage stillingen, forklarer Maibritt Kuszon, hvorefter hun fortæller om, hvad hun konkret overleverede til den blivende leder, der overtog interimstillingen:
- Jeg var en del af onboardingforløbet af den nye leder, og jeg overleverede blandt andet et langt to-do skema og et overdragelsesdokument med personalets ønsker, behov og retningslinjer, så det lå fuldstændigt klart for den nye leder.
Som et afsluttende råd til kommunen nævner Anne Steffensen, at man bør benytte sig af den unikke chance, det er, at man har en leder, for hvem det er fuldstændigt konfliktfrit at tale med den efterfølgende leder.
- Det er yderst sjældent, at en afgående leder og den nye leder taler sammen, men en interimleder kan være en del af introduktionsprogrammet og onboardingforløbet for den nye leder fx via en egentlig mentorordning eller en ordentlig overlevering. Således bliver den nye leder klædt ordentligt på, kommer hurtigt ind på skinnerne, så vedkommende kan arbejde videre med det, som jeg havde arbejdet med, afslutter Anne Steffensen.
