Med inspiration fra gevinstrealisering og strategiimplementering reflekterer chefkonsulent Maja Hjort Just i denne artikel over, hvordan vi kan man få mere effekt ud af de projekter, der sætter i søen, ved at tænke implementeringsdimensionen ind fra starten af projektet – kort sagt, hvordan vi kommer på forkant med implementeringen.
Projekter, der havner på de kommunale skriveborde
Som projektleder har du sikkert mødt et eller flere af følgende udsagn om implementering:
”90 % af alle ressourcer bruges på skabelsen af interventioner, politikker, programmer – blot 10 % bruges på implementering!” (Ogden; 2010 & Levin; 2011).
”Blot 5 % af alle kommunalt iværksatte projekter i Danmark har tildelt økonomi til implementeringen, og få projekter følges op med strategier og handleplaner for implementering - derfor ender mange projekter på de kommunale skriveborde” (Nielsen & Poulsen; 2011).
Det er nok de færreste projektledere, der ønsker at deres projekter ender på de kommunale skriveborde, så der er god grund til at interessere sig for implementering, og hvordan organisationen kan få større effekt ud af de projekter, der igangsættes.
Der findes mange bud på definition af implementering – og ikke mindst hvornår implementering begynder i projekter. To bud på definitioner er:
- A specified set of activities designed to put into practice an activity or program of known dimensions (Implementation Research: A Synthesis of the Literature, 2005)
- De handlinger, der gennemføres for at ændre en eksisterende praksis – fra beslutningen er taget til daglig praksis er vedvarende ændret (Implementeringsforskning om forebyggelse – en baggrundsrapport, 2010)
Begge definitioner indeholder ordet praksis, og i nr. 2 definition lægges der vægt på, at praksis skal være vedvarende ændret. Praksis er ikke noget, man ændrer i løbet af natten, hvilket taler for at tænke implementering ind tidligst muligt i projektprocessen. Med den klassiske fire faseprojektmodel kan man nærmest føle sig opfordret til først at tænke implementeringsstrategi fase 3, som ofte kaldes gennemførselsfase.
Der findes mange forskellige teorier og modeller, der fortæller om den gode implementering. I denne artikel vil jeg primært beskæftige mig med hvordan man kan bruge elementer fra gevinstrealisering og Søren Obed Madsens tilgang til strategiimplementering til at komme på forkant med implementeringsprocessen.
Gevinstrealisering – hvilken adfærd ønsker vi at ændre med projektet?
I de fleste kommuner kommer gevinstrealisering kun på tale i de store investeringscases, hvor projektejer og projektleder sammen med organisationen arbejder struktureret med at identificere projektets gevinster samt hvilken adfærd, kompetencer og leverancer, det vil kræve at realisere dem.
Jeg mener, at der er meget at hente i gevinstrealiseringsmetoden – også selvom man er projektleder på de ”mindre” projekter. Derfor vil jeg herunder komme ind på, hvordan man kan bruge nogle af elementerne af metoden, når man i analysefasen arbejder med projektplanen ved at tage stilling til, hvilken adfærd der skal ændres, og hvad det kræver af kompetenceudvikling og involvering undervejs i projektprocessen. Desuden vil jeg komme ind på, hvad der kan ske, hvis man allerede begynder at tale gevinster, og hvad det egentlig kræver at realisere dem med projektejer og måske gevinstejere (de, der skal mærke og understøtte forandringen fremadrettet) i idé- eller først i analysefasen. Måske nogle projekter ligefrem ikke bliver sat i værk, fordi man tidligt i processen vurderer, at indsatsen ikke står mål med den forventede effekt.
Hvorfor gevinstrealisering?
Argumenterne for gevinstrealisering opgøres flere steder i tal: i projekter med struktureret gevinstrealiseringstilgang realiseres 80% af gevinstpotentialet. Derimod ser tallene for projekter uden struktureret tilgang knap så gode ud: 70% af projekterne realiserer 10-25 % af potentialet, og 30% realiserer intet.
Med gevinstrealiseringstilgangen skabes et fælles overblik over projektets gevinster, en indikation på forandringsopgavens størrelse og et fælles blik på projektets scope, hvor man kan spørge hinanden og sig selv: kan vi nu realisere gevinsterne med de leverancer, vi leverer?
Samtidig fokuserer man med gevinstrealisering på, hvilken værdi projektet skal skabe for organisationen, for borgerne og/eller for brugerne – altså et udefra-ind perspektiv.
Læs mere om
- Gevinstrealistering
- Hvad vi kan læse af teorier om strategiimplementering
- Nødvendige oversættelsesrum
- Styrkelse af oversættelseskompetencerne
ved at klikke på linket i boksen lige nedenfor.
