Da økonomiteamet i Skive Kommunes Pleje og Omsorg stod over for en reorganisering, så sektionsleder Tue Linderoth det som en oplagt mulighed for at få analyseret og redesignet de administrative arbejdsgange. Ønsket var en mere ensartet opgaveløsning og et bedre informationsflow mellem medarbejdere og ledere i økonomiteamet.
Tue Linderoth kontaktede Komponent for at få skræddersyet et todages forløb, som skulle ruste medarbejderne til at arbejde videre med arbejdsgangsbeskrivelser. Blandt andet med udgangspunkt i KLAR-modellen. En model, som Tue Linderoth og hans kollega, Lena Haras, havde stiftet bekendtskab med på et tidligere kursus Arbejdsanalyse af administrative processer. På dette kursus var der et stort fokus på, hvordan man tilrettelægger konkrete og præcise arbejdsgangsbeskrivelser, som tager højde for alle de forskellige aspekter, der kan påvirke en konkret opgaveløsning.
- Det var vigtigt for os at få skabt et fundament for et videre forløb for den nye organisering. Vi havde brug for en fælles forståelse af begreber og arbejdsgange, som er relateret til budgetopfølgning og de administrative opgaver, forklarer Tue Linderoth om inspirationen til det videre arbejde med arbejdsgangsbeskrivelser.
Selv om det todages forløb blev afholdt i Skive Kommunes egne lokaler, gav det et godt udgangspunkt, at det var Komponent, der stod for undervisningen begge dage.
- Det var hensigtsmæssigt, at det var en ekstern part, som faciliterede dagen, da det sikrede en god flyvehøjde, så vi ikke fortabte os i lokale detaljer, forklarer Tue Linderoth.
Rammesætning er vigtig
I løbet af det skræddersyede forløb blev de overordnede opgavetyper på årshjulet identificeret, og de forskellige underopgaver blev struktureret og diskuteret. Rollerne som controller, rådgiver og specialist blev i fællesskab analyseret, og vigtigheden af klar kommunikation blev fremhævet.
Aktuelle samarbejdspartnere og interessenter blev ligeledes analyseret med henblik på at optimere samarbejdet. Forløbet blev afsluttet med udvikling af individuelle og teambaserede prøvehandlingsskemaer, der skulle guide det videre arbejde med beskrivelserne af arbejdsgange for hovedopgaverne.
Det blev især tydeligt, at rollerne som controller og rådgiver kan være svære at håndtere. Evnen til at kunne rammesætte en konkret opgave overfor relevante kolleger eller ledere kan være afgørende for den gode opgaveløsning og ikke mindst for samarbejdet.
I fællesskab blev der drøftet, hvordan den gode rammesætning med fordel kan starte allerede forud for et møde om en konkret opgave. Det kan være en god ide at nedskrive de tre vigtigste punkter for opgaveløsningen og sende dem forud for mødet med kollega eller leder. Derved er der en større chance for, at ens pointer skinner igennem, og begge er indforstået med, hvad omdrejningspunktet for opgaveløsningen er. Det er med andre ord ikke altid nødvendigt at opfinde den dybe tallerken for at slå igennem i rollen som controller eller rådgiver, men det er heller ikke helt let.
Det videre arbejde for økonomiteamet
Som en del af forberedelsen til det videre arbejde blev økonomiteamet afslutningsvis helt konkrete og lavede individuelle såvel som teambaserede prøvehandlingsskemaer. På den måde fik de noget meget håndgribeligt at arbejde videre med efter udviklingsforløbet.
- Konkret skal der arbejdes videre med de ting, som dagene sammen med Komponent identificerede som økonomiteamets hovedopgaver. Det arbejde går i gang nu og fortsætter frem til årsskiftet, fortæller Tue Linderoth og afslutter:
- Det videre forløb tager afsæt i at arbejde med de fire større punkter, som vi definerede på dagene: Budgetstart, budgetopfølgning/sommer, budget til politisk handling og budgetluk.