Efter en længere periode med budgetoverskridelser på ældreområdet i Næstved Kommune ønskede kommunalbestyrelsen at undersøge årsagerne til merforbruget og få forslag til, hvordan kommunen kan sikre en effektiv drift af fagområdet fremover.
Samtidig stod ældreområdet over for flere vigtige ændringer: Distrikterne i ældreplejen skulle reduceres fra fire til to, og kommunen var - i øvrigt som en af de første i landet - på vej til at implementere små faste teams på hele ældreområdet. I den forbindelse var der behov for input til en styringsmodel, som både decentraliserer beslutningskraften i de faglige teams og sikrer en god og solid styring af økonomien.
Og endelig havde kommunen udviklet en ny demografimodel, som medførte en budgetstigning på området i forhold til tidligere år.
Komponent har hjulpet Næstved Kommune med at validere demografimodellen og samtidig gennemføre en analyse med anbefalinger til, hvordan kommunen kan skabe overblik over økonomien og udvikle en styringsmodel, der understøtter de faglige målsætninger i små faste teams.
Underbudgettering skyldtes forældet demografimodel
For direktør Jakob Bigum Lundberg gav analysen et interessant blik på økonomistyringen på ældreområdet. Mens nogle af analysens resultater afkræftede bekymringer, var andre med til at legitimere de udviklingstiltag, man allerede var i gang med på sundheds- og ældreområdet. Andre resultater igen gav kommunen et værdifuldt indblik i, hvad der skal til for at skabe en mere solid og fremtidssikret økonomistyring.
- Først og fremmest kunne vi konkludere, at der ikke var usikkerhed om økonomistyringen i vores distrikter. Tværtimod var der et sikkert greb om økonomistyringen med bl.a. tæt opfølgning, fokus på at overholde budgetter, overholdelse af ATA-tiden og et ledelsesmæssigt fokus på at bruge ledige ressourcer på tværs, fortæller Jacob Bigum Lundberg.
Udfordringerne lå snarere i en samlet underfinansiering på området, som blandt andet skyldtes den tidligere demografimodel, der ikke i tilstrækkelig grad tog højde for den faktuelle demografiske udvikling. Kommunen havde selv udviklet en ny og mere retvisende demografimodel til budgetlægningen, som blev trykprøvet som en del af analysen.
Selvom fokus i analysen i første omgang primært var på demografimodellen og styringsmodellen, blev det ret hurtigt tydeligt, at det krævede mere information at skabe et fyldestgørende billede af økonomistyringen. Derfor blev opgaven udvidet til også at indbefatte en analyse af det politisk besluttede serviceniveau, kommunens kvalitetsstandarder og visitationens afgørelser.
Denne del af analysen er også relevant set i lyset af den kommende ældrelov, hvor det ikke længere er obligatorisk at udarbejde kvalitetsstandarder. Uden de årlige kvalitetsstandarder bliver der endnu mere end tidligere behov for at tydeliggøre det politisk besluttede serviceniveau på en anden og mere konkret måde. En opgave, som alle kommuner skal forholde sig til i forbindelse med implementering af den kommende lovgivning.
Behov for sammenhæng mellem serviceniveau og visitationspraksis
Analysen i Næstved Kommune viste, at der var behov for bedre sammenhæng mellem serviceniveau og den faktiske visitationspraksis, ligesom der var behov for ledelsesinformation, som visitationen kan styre efter.
- Vi fik forslag til, hvordan vi kunne forbedre vores styring i visitationen. Der var ikke en tydelig sammenhæng mellem det politisk besluttede serviceniveau, visitationspraksis og økonomistyringen i visitationen, så vi besluttede ret hurtigt at indkøbe et it-værktøj, som gør det muligt for vores visitatorer at få større overblik over både praksis og økonomi, fortæller Jakob Bigum Lindberg og fortsætter:
Nyt it og revideret kontoplan styrker forklaringskraften
- Det blev også tydeligt, at vi havde behov for at opbygge mere viden om styringen på området. Vi har gennem flere år udviklet en økonomistyring og en konteringspraksis, som baserer sig på få dygtige menneskers viden og arbejde. Det er en sårbar model, som udfordrer vores forklaringskraft, når vi har et merforbrug - ikke fordi der ikke er styr på økonomien, men fordi vi ikke kan hente data ud, forklarer han.
Langt de fleste kommuner døjer på forskellig vis med manglende overblik over sammenhængene i økonomistyringen, og det er oftest først, når man får hjælp til at se på økonomistyringen udefra, at man for alvor erkender vigtigheden.
Manglende ledelsesinformation betød bl.a., at kommunen ikke havde et samlet og tilgængeligt overblik over prisen på de enkelte ydelser på ældreområdet. Derfor har kommunen også revideret sin kontoplan, så det bliver muligt at se prisen på de enkelte ydelser. En lavpraktisk øvelse, der ifølge Jakob Bigum Lundberg øger videns- og beslutningsgrundlaget væsentligt:
- Det betyder, at vi som myndighed og kommune får langt større indblik i, hvor vi er på vej hen økonomistyringsmæssigt og fagligt. Når vi har et overblik over prisen på f.eks. hjemmepleje, akutpladser, omsorgspladser og plejeboliger, får vi mulighed for at planlægge langsigtet og f.eks. vurdere, om der er behov for flere plejehjemspladser, eller om vi hellere skal fokusere på at udvide hjemmeplejens kompetencer, fortæller han.
Faste teams: Målet er decentralisering, men der er skridt på vejen
Den 1. september 2024 overgik Næstved Kommune som en af de første i landet til små faste teams på hele ældreområdet. Ifølge Jakob Bigum Lindberg er det den største forandring på området de seneste 25 år, og fra kommunens side er der stort fokus på, hvordan man sikrer mål om f.eks. øget kontinuitet for borgerne, øget medarbejdertrivsel og styrkelse af kompetencer i de enkelte teams.
Et vigtigt middel til at indfri målene er en økonomistyring, som understøtter de små faste teams. Ambitionen var at decentralisere så meget af økonomistyringen som muligt for at sikre bedst mulig sammenhæng mellem faglighed og økonomi. Men fordi analysens resultater viste et behov for et stærkere greb om visitationen, har kommunen besluttet at vente med at decentralisere :
- Vi har besluttet os for en model, hvor vi i første omgang fastholder en mere central økonomistyring. Når vi har bedre sammenhæng mellem myndighedsdelen og økonomistyringen, kan vi decentralisere større dele af økonomien og samtidig sikre, at de små faglige teams får den nødvendige understøttelse til at styre efter den, fortæller Jakob Bigum Lundberg.
Revidering af pakker gør det lettere at styre
I stedet har man valgt at dele rejsen mod decentraliseret økonomistyring op i mindre skridt, og i første omgang fastholder man afregning i pakker, men pakkerne revideres, så de bliver nemmere at arbejde med.
Blandt anbefalingerne til Næstved Kommune er:
- At basere pakkerne på funktionsniveau i stedet for tidligere enkeltydelser for at fastholde et bærende fokus på borgernes behov.
- At strømline afregningen til private leverandørerne, så den i videst mulig omfang kommer til at minde om afregningen til kommunale leverandører og dermed understøtter driftsøkonomisk effektivisering.
- At pakkestrukturen på ældreområdet revideres på et senere tidspunkt for at sikre, at nye pakker bidrager til implementeringen af den kommende ældrelov, herunder understøtter lovforslagets § 10, som fastslår, at ’kommunalbestyrelsen skal tilbyde et sammenhængende og rummeligt pleje- og omsorgsforløb, som muliggør en løbende tilpasning af hjælp og støtte inden for det tildelte forløb i takt med udviklingen i modtagerens ressourcer og behov’.
