Kig på dit skrivebord – både i den fysiske verden, og på din computer! Har du skrevet noget ned – enten på en lap papir eller i et dokument, som afventer at du skriver det ind i et notat?
Bruger I nogle gange uforholdsvis meget tid på at lede efter den syge kollegas sag, hvis der kommer en henvendelse. Eller spilder I en masse tid, når kollegaer stopper, og at i skal rydde op i mappestrukturen på fællesdrevet?
Som ansatte i en kommune eller region er vi omfattet af reglerne om journalisering, notatpligt og aktindsigt. Det betyder, at vi har pligt til at notere oplysninger, som vi modtager mundtligt eller på anden måde i en sag, hvis de har betydning for en afgørelse, vi efterfølgende skal træffe, eller hvis de i øvrigt er væsentlige. Det er uden betydning for notatpligten, om der rent faktisk træffes en afgørelse, eller om sagen henlægges, uden at der er truffet en afgørelse. For det hele handler også om, at borgerne skal have mulighed for at opnå aktindsigt i deres sag!
JAN-princippet – hinandens forudsætninger for god forvaltning!
En borger på kontanthjælp ringede til jobcenteret og meldte sig syg inden sin jobsamtale. Den telefoniske henvendelse blev ikke noteret i journalen og blev dermed ikke givet videre til sagsbehandleren. Jobcenterets tilsidesættelse af notatpligten havde den konsekvens for borgeren, at hans kontanthjælp blev bragt til ophør på baggrund af udeblivelse fra jobsamtale, og at han dermed stod uden forsørgelse.
Vi er i Offentlighedslovens § 13 og i §15, og den forpligter os til at notere og journalisere alle væsentlige ekspeditioner i sagen. Udfordringen er nogle gange, at paragrafferne ikke begrænser sig til oplysninger af betydning for sagens afgørelse, men rækker ud over dette. En væsentlig ekspedition i sagen kan for eksempel være, at en borger ringer ind og rykker for svar i sin sag og får en orientering om den forventede sagsbehandlingstid. Men vi er også i retten til aktindsigt, som følger af offentlighedslovens § 7.
Det handler i bund og grund om, at du skal skabe og sikre et godt og stærkt tillidsforhold mellem dig som kommunal eller regional ansat og så den enkelte borger! Det handler om JAN-princippet!
På denne dag får du overblikket og metoderne til ordentlig journalisering, indsigt i hvilke oplysninger der er omfattet af notatpligten, og hvilke betingelser selve aktindsigten er underlagt.
- HVAD HAR VI PLIGT TIL AT JOURNALISERE?
- HVAD HAR VI PLIGT TIL AT NOTERE?
- HVOR SKAL VI NOTERE?
- HVORDAN SKAL VI NOTERE?
- HVAD SKER DER, HVIS VI IKKE NOTERER?
- IDENTIFIKATIONSKRAV, OG DE 4 BETINGELSER FOR AKTINDSIGT
Kom og vær med!
Brug denne dag sammen med kollegaer – også fra andre offentlige myndigheder – til at styrke jeres viden og færdigheder indenfor JAN-principperne samt få yderligere inspiration og konkrete værktøjer til at effektivisere hverdagen.
Forløbet tager udgangspunkt i det praktiske arbejde i det offentlige og dermed også jeres egne udfordringer med konkrete sager i relation til notatpligt og aktindsigt.
Godt for din leder at vide
Lederen får en medarbejder, som har en forståelse og konkrete færdigheder til at kunne varetage journalisering, notatpligt og aktindsigt, og som på den baggrund bliver bedre i stand til at sagsbehandle.
Mod på mere uddannelse?
Komponent har også et længere modul, som hedder ’Forvaltning i kommuner og regioner 10 ECTS’. Modulet er for dig, som ønsker at få opdateret din viden om hvordan den offentlige sektor og det politiske system opbygget, og hvilke lovmæssige bestemmelser og forvaltningsretlige principper gælder. Se meget mere her: Forvaltning i kommuner og regioner | Komponent
Kurset tager udgangspunkt i det praktiske arbejde i det offentlige og dermed også jeres egne udfordringer med konkrete sager i relation til journalisering, notatpligt og aktindsigt.
