Gentofte Kommune har i flere år haft udfordringer med økonomistyringen på det specialiserede socialområde for voksne. Ifølge Inge Lene Møller, der er chef for Budget, styring og personale i Gentofte Kommune, har dataunderstøttelsen manglet aktualitet, krævet for mange ad hoc opgørelser for at forklare udviklingen og været på bagkant.
Derfor har kommunen i samarbejde med Komponent udviklet et nyt og komplet styringspanel, som hele tiden kan justeres. Styringspanelet, der er et redskab i Power BI, giver kommunen den rettidige økonomiske og faglige styring af social- og handicapområdet.
”Vi kunne konstatere, at vi havde behov for at kunne lave nogle mere sikre budgetter med sammenhæng mellem aktivitet og økonomi. Der var simpelthen noget basal økonomistyring, der har været for håndholdt” forklarer Inge Lene Møller.
Både økonomi og aktivitetsdata
Gentofte Kommunes nye styringspanel viser økonomi og aktivitetsdata – både opsummeret for hele social- og handicapområdet, dele af området og helt ned på enkelte paragraffer. Det giver bl.a. mulighed for at se:
- Antallet af unikke borgere på de enkelte paragraffer
- Udviklingen i antallet af borgere over tid
- Antallet af helårsborgere
- Varighed i tilbud, der vurderes tidsbegrænsede – dvs. §107, §109 og §110
- Flowet - antallet af borgere, der starter eller stopper i de enkelte paragraffer
- Udgifter på området
Dataene præsenteres ifølge specialkonsulent i Komponent Heidi Bødker Gantzel, der har været med til at udvikle styringspanelet, både i tabelform, i grafer og i enkelt tal, der er nemme at overskue og huske.
“Vi har arbejdet meget med layoutet og præsentationen af data for at skabe den mest optimale præsentation af data. Vi har haft stor fokus på, hvad er need to have, og fjernet alt, der var nice to have,” siger hun.
Sikrer rettidig omhu og realistiske budgetter
En af udfordringerne for Gentofte Kommune har været, at kommunen ikke har haft systematiseret opfølgninger og data. Der er blevet brugt meget arbejdstid på at trække data og drøfte, om de var rigtige og sammenlignelige med de data, der blev vist sidst.
Det nye styringspanel sikrer, at ansvarlige ledere på forskellige niveauer samt sagsbehandlerne modtager vigtige og væsentlige informationer på baggrund af det samme datagrundlag. Det giver ifølge Anita Bahnsen, der er social- og handicapchef i Gentofte Kommune, et bedre overblik i forhold til at identificere, hvor der er udfordringer.
”Vi kan hele tiden følge med i, om vi er nogenlunde på budget, og hvis vi ikke er det, kan vi se, hvad vi skal skrue på. Vi kan hurtigt se, hvor vi skal sætte ind. Det gør det lettere at styre. Når vi lægger budget, er vi bedre klædt på, og vi kan lægge forudsætninger ind”, siger hun.
Inge Lene Møller er heller ikke i tvivl om, at styringsredskabet giver nogle mere realistiske budgetter.
”Det har givet en ro, at vi står på en ordentligt grundlag, der er gennemsigtigt, hvor alle data er kørt sammen. Økonomi, aktivitet mv. præsenteres på én gang, og vores systemer føder ind til hinanden. Så der kommer ikke et træk fra økonomisystemet, som ikke passer i fagsystemet,” siger hun.
Større gennemsigtighed
Ifølge Anita Bahnsen giver det nye styringspanel socialrådgiverne bedre mulighed for at se, hvad det koster, når de skal bevilge en ydelse, fordi de selv har adgang til at se nøgletal i systemet.
”Økonomi og faglighed går hånd i hånd. De skal ikke vente på tal fra økonomiafdelingen, men kan hurtigt se, hvad borgere koster, hvor borgerne er mv. Der er stor gennemsigtighed, og det giver større overblik over, hvor det går op, og hvor det går ned, og selvfølgelig hvordan vi rammer budgettet,” forklarer hun og fortsætter:
”Vi kan fx se på varigheden af midlertidige foranstaltninger og bedre følge op, så borgerne ikke er i midlertidige tilbud længere end højst nødvendigt”.
Kræver ressourcer
Anita Bahnsen lægger imidlertid ikke skjul på, at det kræver nogle ressourcer at vedligeholde data og sikre, at systemerne stemmer overens.
”Det er et langt sejt træk, og det handler om forankring. Vi har bl.a. arbejdet med at integrere data og udvikle et dashboard, der hele tiden er opdateret i Power BI. Det er et kæmpe arbejde, men det er godt givet ud. Hvis du ikke sikrer, at selv den mindste ændring kommer med, taber du det på gulvet. Så det kræver konstant vedligeholdelse”, forklarer hun.
Samtidig taler styringspanelet ind i en mere overordnet datadagsorden.
”Det er med til at sætte en databaseret tilgang på dagsordenen. Det bliver tydeligt, hvor spændende det er at arbejde på den her måde, og hvad man kan præsentere,” siger Anita Bahnsen.
Taler samme sprog
Det kræver også noget samarbejde på tværs i både forvaltning og kommune, hvis man skal lykkes med et så datadrevet projekt, som Gentofte Kommune er i gang med. Det handler bl.a. om at bringe forskellige fagligheder i form af økonomi, socialområdet og Power BI sammen.
”Det er blevet tydeligt, at vi har brug for et fælles sprog faglighederne imellem, og vi skal kunne oversætte for hinanden,” siger Inge Lene Møller og uddyber:
”Vi er nødt til at have styr på data. Hvis du ikke har styr på grunddata, kan du bygge alverdens systemer, uden det ændrer noget, og i værste fald vildleder det”.
