Det juridiske aspekt vil altid være en vigtig hjørnesten i det socialfaglige arbejde.
I takt med den øgede digitalisering og de muligheder, det medfører, opstår der også flere tvivlsspørgsmål hos rådgivere såvel som ledere.
Persondatabeskyttelsesordningen har skærpet kravene til beskyttelse af personlige oplysninger, og det giver benspænd i forhold til, hvordan rådgiverne må have digital kontakt med borgerne
Notat og journaliseringspraksis i digitale samtaler
Notat- og journaliseringspligten følger grundlæggende den samme praksis i digital kommunikation, som alle andre former for kontakt med børn og unge. Der er dog nogle nuancer, det er vigtigt, at rådgivere indarbejder i notat- og journaliseringspraksis.
Du skal også være ekstra opmærksom på oplysningspligten i databeskyttelsesforordningens artikel 13. Du skal oplyse unge om, at du som offentlig myndighed er forpligtet til at udarbejde notater og journalisere den digitale kommunikation, du har med dem. Med fokus på børns retssikkerhed er det vigtigt, at den unge kender til dine dokumentationsforpligtelser, og hvad formålet med dem er, så de bliver trygge ved kontakten med dig og er bevidst om, at korrespondancen kan læses i deres akter, hvis de anmoder om aktindsigt.
Lovgivning
Journaliseringspligten følger af offentlighedslovens § 15, som suppleres af reglerne om notatpligt, som primært følger af offentlighedslovens § 13.
Som følge af god forvaltningsskik og en ulovbestemt retgrundsætning gælder desuden, at der i visse tilfælde kan skrives notater, selvom der ikke er tale om afgørelsessager. Læs mere her.
Platform
Som du kan se af ovenstående bestemmelser, så sondrer lovgivningen ikke imellem hvilke platforme eller værktøjer, der anvendes til kommunikationen. I forhold til både pligten til at notere ned og den efterfølgende journalisering er det altså uden betydning, om kommunikationen mellem kommunen og den unge foregår på telefon, SMS, via videosamtale, post eller mail.
Det afgørende er indholdet, hvilket præciseres nedenfor, men det er altid anbefalelsesværdigt at nedskrive, hvordan du har modtaget oplysningerne (dvs. angive platformen).
Hvad skal noteres og journaliseres
Som offentlig myndighed har du i afgørelsessager pligt til at lave et notat over visse oplysninger, vurderinger og sagsekspeditionsskridt. Notatpligten gælder, når du mundtligt eller på anden måde modtager oplysninger om sagens faktiske grundlag eller fx eksterne faglige vurderinger, der er af betydning for sagens afgørelse. Det gælder ikke hvis oplysningerne, vurderingerne eller sagsekspeditionsskridtene allerede fremgår af sagens dokumenter.
Det er uden betydning, om oplysningerne modtages fra fx en kollega, bisidder, forælder eller den unge selv, men det skal naturligvis noteres ned, hvem der har afgivet oplysningerne.
Du har også pligt til at tage notat om væsentlige sagsekspeditionsskridt.
Notatpligten har til formål at sikre dokumentering af, hvad der er sket i sagen, og det giver også efterfølgende mulighed for at vise, om der er handlet korrekt i sagen. Gennem notatpligten vil mundtlige oplysninger blive skriftliggjort og omfattes dermed af journalpligten.
Journalpligten omfatter dokumenter og – via notatpligten – også øvrige oplysninger, som kommunen har modtaget eller afsendt som led i sin administrative sagsbehandling. Journalpligten gælder, når dokumentet har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt. Også interne dokumenter er omfattet af journalpligten, fx notater til kolleger, referater, procedurebeskrivelser, når disse foreligger i endelig form.
Det afgørende for notatpligten og journalpligten er således ikke formen på de modtagne oplysninger (fx SMS, video, mail, brev mv.), men om indholdet er relevant for en sag eller angår en henvendelse, som skal besvares. Det vil sige, at du behøver ikke notere alt ned, men kun de dele, der vurderes at have eller at kunne få betydning for en sags afgørelse. Lydfiler, SMS’er, video osv. skal således refereres, som du allerede på nuværende tidspunkt er vant til, når du har en telefonsamtale med den unge. Med andre ord skal kun de overordnede pointer med, men det kan naturligvis også være relevant at notere ordenes betoning, ansigtsmimik (hvis dette viser frygt, angst mv.) ned, hvor dette har betydning.
Eksempler på oplysninger, der ikke behøver at blive journaliseret er fx oplysninger af planlæggende eller koordinerende karakter. Det skal med andre ord journaliseres, at der afholdes et møde af betydning for en sag, men ikke diverse korrespondance frem og tilbage om tidspunkt eller mødelokale mv.
Hvis blot en del af et dokument har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt, skal hele dokumentet journaliseres.
Hvad må du ikke journalisere
Du må som udgangspunkt gerne journalisere oplysninger, der ikke efter offentlighedsloven er pligt til at journalisere. Dette kan eksempelvis være tilfældet med udkast til interne dokumenter.
Dette gælder dog kun, så længe oplysningerne stadig er relevante og indenfor kommunens myndighedsopgave. Databeskyttelsesretten har nogle overordnede regler omkring formål og dataminimering, hvilket betyder, at du som udgangspunkt kun må behandle personoplysninger, hvis du har et sagligt formål med dette og hvis oplysningerne er såkaldte ”tilstrækkelige, relevante og begrænsede til, hvad der er nødvendigt i forhold til de formål, hvortil de behandles”, jf. databeskyttelsesforordningens art. 5, stk. 1, litra c.
Dette betyder ikke, at du er forpligtet til at overstrege, hvis den unge skriver en masse irrelevante ting til kommunen i en besked, hvor der kun nævnes en enkelt vigtig ting. Dette betyder blot, at du kun aktivt bør tage skridt til at gemme de dele, der er nødvendige, for at lave den korrekte sagsbehandling og dokumentere dette.
Du må altså gerne journalisere selve SMS’en eller videosamtalen med den unge, så længe denne ligger indenfor ovennævnte regler, og der kan tillige være egentlig pligt til at journalisere en sådan eller et journalnotat over indholdet, som ovenfor beskrevet.
Hvornår skal du journalisere
Journalisering skal ske ”snarest muligt” efter, at dokumentet er modtaget eller sendt.
Du arbejder således indenfor nogle ret korte frister, hvor hovedreglerne er fastsat som 3-4 arbejdsdage efter modtagelse/afsendelse af almindelig papirpost, hvorimod e-mails som hovedregel skal journaliseres indenfor 7 arbejdsdage. I dagens digitale samfund, smelter kommunikationstyperne oftest sammen og e-mail/post erstattes af mere moderne former, så du generelt bør tilrettelægge dit arbejde således, at der som udgangspunkt altid journaliseres indenfor nogle dage.
I undtagelsestilfælde kan journalisering lovligt ske senere end de nævnte (3-4 eller 7) arbejdsdage. Fx ved behandling af en følsom sag, hvor det efter en saglig vurdering må antages, at kredsen af personer, der har kendskab til sagen og dens dokumenter, bør begrænses mest muligt. Journaliseringsfristen kan også forlænges, hvis den pågældende rådgiver er fraværende, fx på grund af ferie, sygdom, kursusdeltagelse, tjenesterejse eller lignende.
Der er ikke fastsat en frist for, hvornår interne dokumenter i endelig form skal journaliseres, men hvis du følger ovenstående generelle principper, vil du være på den sikre side.
Hvordan sker journaliseringen
Journaliseringen indeholder visse formkrav og skal derudover ske i sikre it-systemer, der lever op til både arkiv- og databeskyttelseslovgivningen. Journalisering kan således ikke ske i fx Teams eller telefonens liste over SMS’er. Journalisering sker altid i kommunens dertil godkendte ESDH-systemer (Elektronisk Sags- og DokumentHåndtering).
Journalsystemet skal bl.a. indeholde oplysninger om datering for dokumentets modtagelse/ afsendelse/mødeafholdelse eller lignende.
Der skal desuden ske en navngivning af indhold i kort, tematisk form. Du kan fx anvende dokumentets titel/overskrift eller anden sigende beskrivelse, men en ren typebetegnelse vil sjældent være tilstrækkelig (fx. ”Brev”, ”Notat”). Hvis sagens overordnede indhold er tilstrækkeligt beskrevet, kan det dog i visse tilfælde være tilstrækkeligt med blot en artsangivelse på det enkelte dokument (fx borgerhenvendelse eller høringssvar).
Husk også at journalisere efter KL’s enkeltsagsprincip. En enkeltsag betyder, at sagen kun indeholder de dokumenter, der danner baggrund for én beslutning/én afgørelse, dvs. at der skal oprettes særskilte sager for andre afgørelser, fx. en indsigtsanmodning eller en klage.
Journalisering ift. aktindsigt /indsigtsret
Du skal som beskrevet journalisere et dokument under ovenstående betingelser og indenfor de angivne frister.
Hvis du ikke har nået at journalisere endnu, eller hvis oplysningerne ikke er journaliseringspligtige, er dette ikke ensbetydende med, at oplysninger er undtaget fra hverken forvaltningslovgivningens, offentlighedslovens eller databeskyttelsesrettens regler om indsigt.
Du skal derfor stadig vurdere, om der kan gives indsigt i oplysninger, der ikke er journaliseret på sagen, men som fx er indgået i behandlingen af den. Journaliseringspligtige dokumenter skal være journaliseret senest på det tidspunkt, hvor der træffes afgørelse i forhold til indsigtsanmodningen og eventuelt øvrige oplysninger vil blive journaliseret som led i besvarelsen af indsigtsanmodningen.
Om parterne
Bag projektet står VIVE, KL og Komponent.
KL og Komponent har stået for udviklingssporet, mens VIVE har stået for forskningssporet.
Projektet er finansieret af TrygFonden.